新时期秘书人员应具备的能力和素质

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  • 2014-12-29
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    随着知识经济时代的到来,领导层的年轻化、知识化、专业化,以及社会工业化、信息化、国际化的不断发展,对秘书人员的服务能力提出了更高要求和更高标准。为适应新时期的要求,当好领导的参谋和助手,搞好“三个服务”,秘书工作者要做到以下几点:
    一、要坚定政治立场
    明确的政治方向,坚定的政治立场,较强的政治纪律性、政治敏锐性以及较高的理论水平和政策观念,是秘书人员最基本的条件。秘书人员作为领导的参谋助手和身边的工作人员,一方面要找准自己的位置,明确自己的职责,规范自己的言行。“秘书工作无小事”,如果秘书人员在协助领导科学决策,落实大政方针和办文、办会过程中不讲政治、不能坚持原则或者敷衍塞责、马虎了事,就不仅帮不了领导,反而会添乱,甚至可能犯严重的政治错误,造成严重的政治影响。另一方面要转变作风,坚持实事求是是干好工作的基本准则。必须坚决摒弃任何不负责任、不求进取的精神状况和形式主义、主观主义的工作作风,大兴调查研究、求真务实之风,积极研究改革开放和现代化建设中出现的新情况、新问题,形成一大批进入领导决策层次的调研成果,真正当好领导的参谋、助手。
    二、要提高自身能力
    一个合格的文秘工作者,无论从政治、业务上看,还是从适应新时期、新形势的要求上看,都应具备五种能力:
    一是文字写作能力。秘书人员的一个基本功就是写作。在新时期、新形势下,文秘工作者要努力提高文字写作水平,发挥以文辅政的作用,必须达到“快、准、新”。所谓“快”,是指文思敏捷、反应快、构思快、成文快;“准”是指准确把握领导意图和思想;“新”是指文字工作的推陈出新、不断创新。
    二是信息调研能力。听取情况汇报,进行信息调研是秘书工作的一个基本手段,也是一项基本能力。“横看成岭侧成峰,远近高低各不同”,“兼听则明、偏信则暗”,要想了解事物的全貌,必须多角度,全方位地对事物进行调查,善于从正反两方面听取意见,尽可能详尽地占有第一手材料,不为材料中的任何一种意见所左右,运用唯物辩证法,进行缜密地分析研究,从中得出客观、公正的结论,供领导决策参考。
    三是微机操作能力。当前,我国社会已进入知识经济时代,知识经济就是以知识为基础的经济,知识经济的内核是软件,以国际互联网为骨干的微机网络正覆盖全球。不懂微机,不能熟练操作微机,就等于知识经济时代的“睁眼瞎”。作为服务领导的文秘工作,更有必要把“看家本领”学到手。
    四是依法行政和依法办事的能力。文秘工作协调各种关系、管理日常事务、对形势进行分析、对信息进行处理、提出综合意见供领导决策参考时,都会不同程度地遇到法律法规方面的问题。因此,文秘工作人员要更加注重站位全局,善于想大事、谋全局、献良策;更加注重超前谋划,力求想在领导之先,谋在领导之前,通过积极有效工作,在服务的被动性中求主动;更加注重严谨规范,重制度、守规矩、讲程序、严管理,确保服务到位有力;更加注重工作创新,主动跟上形势发展变化,各项工作都应有新视野、新机制、新标准,在创新中得到加强和改进。同时,在领导进行重大决策时提供正确的法律依据和咨询意见;起草政策条文时要符合法律法规要求;在督促检查时要使自己的言行不违反法律条文。既能对违法侵权行为依法抵制,又要维护自己和单位的权益。
    五是应变能力。当前形势下,时时处处都可能会出现新情况、新问题,而政策的制订和措施的下达又往往落后于形势的发展。因而秘书要做好工作既要遵守现有的政策、法规、制度和程序,又不能墨守陈规、一成不变,而要有应变能力。尤其是在发生紧急突发情况下,既无章可循、又来不及请示,秘书要有足够的心理和行动准备,沉着应付、妥善处理。
    三、要增强哲学意识
    文秘人员除了工作勤奋、掌握政策、通晓业务外,还要增强哲学意识。
    一要客观地看问题。秘书是领导的参谋助手,是为领导决策服务的.客观地反映问题是秘书的天职。秘书只有对大量的客观现象进行调查、归纳、综合分析、比较,达到去粗存精、去伪存真、由此及彼、由表及里,才能抓住客观事物的根本属性和基本特征、揭示出客观事物的本来面貌。
    二要全面地看问题。作为领导身边的工作人员,特别是党政机关文秘人员,重要的一点就是要学会全面地看问题,全面地思考问题,那种管中窥豹、以偏概全、只见树木、不见森林的形而上学做法,会直接影响到为领导提供决策信息的真实性和可靠性。这就要求文秘人员在进行调查研究、督促检查、综合协调、情况分析时,对任何问题和情况既要看到好的、有利的、进步的一面,也要看到差的、不利的、落后的一面。
    三要发展地看问题。客观世界不断发展变化,反映客观存在的人的思想也必须适应已经变化的情况。秘书工作者要不断探索工作新思路、创造新方法,注重领导关注的新课题、新矛盾,提出解决问题的对策,不仅要及时准确地向领导报告已经发生的事件,更重要的是要掌握规律、预测未来,为领导决策提供超前服务。实践证明,坚持发展的观点,准确把握事物的发展规律,增强工作的预见性,创造性做好秘书工作是为领导提供决策服务的一个重要方面。

      姓名:孙郁波
    单位:淮阳县人民检察院办公室
    电话:
    邮箱:hyjc110@

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